Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил

ВСТУП

Адміністратор повинен знати:

Постанови, розпорядження, накази, інструкції та інші нормативні документи і керівні матеріали, які стосуються організації підприємства; організацію і зміст роботи керівника; організаційну структуру управління підприємства; права і обов'язки працівників, режим їх роботи; правила та методи організації процесу обслуговування відвідувачів; правила користування технічним засобами оброблення документів, усної та писемної документаційної інформації, основи комп'ютерних інформаційних технологій; технологічні процеси оброблення інформації; стандарти систем організаційно-розпорядчої документації; ділову мову асортимент послуг, що реалізуються; основи маркетингу; принцип планування і оформлення приміщень, вітрин, організація реклами; основи естетики, етики, психології і обслуговування відвідувачів, основи галузевої економіки, економічні досягнення для успішного виконання знань і обов'язків, організації праці і управління; основи трудового законодавства; правила внутрішнього трудового розпорядку.

Повинен уміти:

1. Забезпечувати роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів. Створювати для них комфортні умови.

2. Здійснювати контроль за збереженням матеріальних цінностей.

3. Консультувати відвідувачів з питань наявних послуг.

4. Вживати заходів щодо запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій.

5. Розглядати претензії, пов'язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів, і вживати відповідних організаційно-технічних заходів.

6. Здійснювати контроль за раціональним оформленням приміщень, стежити за оновленням і станом реклами у приміщеннях і на будівлі.

7. Забезпечувати чистоту і порядок у приміщеннях і на прилеглих до них територіях.

8. Контролювати додержання робітниками підприємства, установи, організації трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, вимог виробничої санітарії і гігієни, протипожежного захисту.

9. Інформувати керівництво підприємства, про наявні недоліки в організації обслуговування відвідувачів, вживати заходів щодо їх ліквідації, здійснювати контроль за виконанням працівниками вказівок керівництва підприємства.

Загально-професійні вимоги:

* раціонально й ефективно організовувати працю на робочому місці;

* дотримуватись норм технологічного процесу;

* не допускати браку в роботі;

* знати і виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці і навколишнього середовища, додержуватися норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;



* використовувати в разі необхідності засоби попередження й усунення природних і непередбачених негативних явищ (пожежі, аварії, повені тощо);

* знати інформаційні технології.

Сфера професійного використання випускника:

- роботи, які є загальними для всіх видів економічної діяльності;

- організація сфери обслуговування відвідувачів;

- організація і контроль за раціональним використанням приміщень;

- організація і контроль за дотриманням робітниками трудової і виробничої дисципліни;

- роботи, характерні для офіс-менеджерської діяльності.

Загальна характеристика професії

Особа, що здійснює роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів. Консультує відвідувачів з питань, що стосуються послуг, які надає підприємство.

Посадові обов’язки

Здійснює роботу з обслуговування відвідувачів, створення для них комфортних умов. Забезпечує контроль за збереженням матеріальних цінностей. Консультує відвідувачів з питань, що стосуються послуг, які надаються. Вживає заходів щодо запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій. Розглядає претензії, пов'язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів, проводить необхідні організаційно-технічні заходи. Здійснює контроль за відповідним оформленням приміщень, стежить за розміщенням, оновленням і станом реклами всередині приміщення і зовні будівлі. Забезпечує чистоту і порядок у приміщенні і на прилеглій до нього або будівлі території. Контролює дотримання підлеглими працівниками трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, вимог виробничої санітарії та гігієни. Інформує керівництво про наявні недоліки в обслуговуванні відвідувачів та заходах для їх ліквідації. Забезпечує виконання працівниками вказівок керівництва підприємства, установи, організації.



Що повинен знати:

постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи, що стосуються роботи підприємства, установи, організації;

структуру управління, права і обов'язки працівників і розпорядок роботи;

правила і методи організації обслуговування відвідувачів;

види послуг, що надаються;

основи економіки, організації праці і управління;

основи маркетингу і організації реклами;

планування і порядок оформлення полиць і вітрин;

основи естетики і соціальної психології;

законодавство про працю;

правила внутрішнього трудового розпорядку, правила і норми охорони праці.

Професійно важливі риси

Висока стресостійкість. Хороший рівень уваги (вміння тримати у полі зору багато об'єктів). Гнучкість мислення. Хороша пам'ять. Виразна мова. Вміння управляти емоціями, емоційна стійкість. Розвинені комунікативні навики (вміння викладати інформацію, переконувати тощо). Доброзичливість, гнучкість, організованість, відповідальність, самостійність.

Особливості роботи

Потрібно розуміти, що робота адміністратора - досить важка у психологічному плані. Адміністратор, наприклад, магазину, працюючи в одному колективі з продавцями, є при тому по відношенню до них контролером, який виконує розпорядження керівництва. Він особисто відповідає за будь-які проблеми, що виникають в установі. Часто робота адміністратора передбачає ненормований робочий день. Адже якщо, наприклад, у магазині вночі протече дах, сторож викличе саме його, як матеріально відповідальну особу.

Кваліфікаційні вимоги

Середня освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи.

Оператор комп’ютерного набору

Робота оператора ЕОМ або, як частіше говорять, оператора ПК безпосередньо пов'язана з введенням різних даних в комп'ютер. Це може бути як текстова, так і графічна інформація. Оператор ПК, використовуючи спеціальні програми, вносить до бази даних персонального комп'ютера будь-яку інформацію, сортує матеріали, проводить розрахунки, складає таблиці, зведені тощо.

Професія набула актуальності зовсім недавно. До появи комп'ютерів в ній не було необхідності. Тоді вся інформація зберігалася в папках, записувалася в зошитах, а складні обчислення проводилися вченими. Зараз ніхто вже не турбує знайомих професорів для розрахунку будь-яких формул - є комп'ютери та оператори ЕОМ. ...

Головна вимога до оператора ПК - володіння сліпим десятипальцевим методом набору, а також висока швидкість набору і обізнаність з основними комп'ютерними програмами. Під час роботи оператор постійно сидить перед монітором комп'ютера, тому неминучим є дуже велике навантаження на очі.

Працює в торговельних фірмах, на складах готової продукції, в друкарнях і видавництвах, пейджингових і телефонних компаніях.

Вимоги до індивідуальних рис спеціаліста: посидючість, акуратність, грамотність, відчуття ритму і хороша координація рухів кисті руки.

Перешкоджати успішній роботі будуть повільність та неуважність.

Медичні проти покази: діяльність протипоказана людям, які страждають хворобами очей, хребта (радикуліти), нервово-психічними захворюваннями.

Допускається освоєння професії і виконання роботи за наявності короткозорості малого і середнього ступеня.

Оператор ПК повинен знати:

• правила користування комп'ютерною технікою і системами зв'язку;

• технологію опрацювання даних, інструкції, програмне забезпечення;

• послідовність виконання операцій в комп'ютерних системах (мережах);

• діловодство;

• правила орфографії і пунктуації;

• технічні вимоги до магнітних дисків, паперу, витратних матеріалів для принтера;

• основи організації праці;

• основи законодавства про працю;

• правила захисту інформації.

Оператор ПК повинен уміти:

• виконувати операції з базами даних на комп'ютері (введення, опрацювання, накопичення, систематизація і виведення інформації) відповідно до затверджених процедур і інструкцій з використанням периферійного устаткування, систем передачі (прийняття) даних;

• готувати до роботи устаткування: магнітні диски, стрічки, картки, папір;

• працювати в текстовому редакторі з введенням тексту і його редагуванням;

оперувати з файлами, записувати текст на носій інформації (диск, дискету, флешку) або друкувати;

• виконувати інші операції технологічного процесу опрацювання інформації (приймати і контролювати вхідні дані, готувати, виводити і передавати вихідні тощо);

• керувати режимами роботи периферійного устаткування згідно з робочими завданнями (підготовка текстів і графічних документів, розрахунків таблиць, переліків, списків тощо);

• своєчасно застосовувати відповідні дії у випадках появи недоліків у роботі устаткування;

• доповідати відповідальному працівнику про виявлені відхилення від встановлених норм функціонування комп'ютерного устаткування;

• здійснювати передачу (прийняття) інформації по мережах відповідно до вимог програмного забезпечення;

• постійно вдосконалювати вміння і навики роботи з клавіатурою.

На перший погляд, професія оператора ПК нескладна і не вимагає особливої підготовки. Навчився з пристойною швидкістю набирати текст на комп'ютері – ось і спеціальність. Можна пропонувати свої послуги працедавцеві. Проте ситуація на ринку праці така, що працедавці все рідше зацікавлені прийняти на роботу оператора ПК у чистому вигляді.

В усякому разі, таких вакансій набагато менше, ніж, скажімо, пропозицій секретарям, офіс-менеджерам, операторам call-центрів. До їхніх обов'язків входить робота на комп'ютері, проте це далеко не обмеження. Отже, виходить економічніше і продуктивніше прийняти на роботу не фахівця вузького профілю, який лише здатний стукати по клавішах, а багатогранного працівника, який може одразу виконувати кілька робіт.

Але навіть, коли потрібен саме оператор ПК, найчастіше обумовлюється, що в одному випадку до його обов'язків входять телефонні соцопитування і маркетингові дослідження, в іншому – підготовка щомісячних звітів, у третьому – робота з каталогами в Інтернеті, у четвертому – ведення договорів замовників і оформлення документів тощо.

А ще іноді бажано уміти працювати з оргтехнікою, знати основи бухгалтерії, ну і, звичайно ж, володіти високою швидкістю друку. Отже, про механічне внесення інформації до бази даних доводиться лише мріяти. Хоча є і такі нескладні вакансії. Вони зазвичай мало оплачувані, оскільки в таких випадках працедавці особливих вимог не висувають – готові прийняти працівника без досвіду на неповний робочий день, згідні на студентів-вечірників, пропонують гнучкий графік. Головне – стукай по клавішах з нормальною швидкістю.

За умови максимальної оплати праці до працівника ставлять підвищені вимоги. Це, окрім знання офісних програм, ще вища або неповна вища освіта, ведення документообігу, знання первинної бухгалтерії, змінний графік, ну а далі, кожен працедавець фантазує, як вміє.

Робочий день перед монітором – це досить сильне фізичне навантаження: і спина, і ноги почнуть виражати протест. А зір! Тим більше, не секрет, що далеко не у всіх компаніях дотримується правило роботи за комп'ютером – в кінці кожної години 10-хвилинна перерва з провітрюванням, квіти в приміщенні. В основному працедавці пред'являють претендентам адекватні вимоги: посидючість, акуратність, комунікабельність, уважність.

РОЗДІЛ 1 «Технологія складання документу»

Історія створення документу

Еволюція терміну «документ»

Документи використовуються в різних областях людської діяльності і сферах життя.

Історія документа є однією з найцікавіших тем документознавства і недостатньо вивчена. В історії документа можна виявити витоки багатьох сьогоднішніх проблем управління документацією в організації.

Серед головних характеристик процесу перетворення документа можна назвати причини виникнення та збереження форм, зміна питомої ваги, вплив нових технологій на документ і т.д.

Документи супроводжують людину з моменту виникнення писемності. Формування громадських потреб, вплив особливостей мови відбилися на становленні документа.

Основні функції документа пов'язані з процесом фіксації інформації з подальшою передачею її в часі і просторі: облік, підрахунок, команди, запис інформації з метою її збереження та розповсюдження. Реалізація даних функцій призвела до появи графічної документації (карти, креслення), медичної, бухгалтерської та інших видів документації.

Отже, документи і документація виникають у зв'язку з суспільними потребами людини і завданнями.

На жаль, до теперішнього часу не вироблено чіткого та однозначного терміна «документ».

На мою думку, рішення задачі пошуку смислового значення терміна «документ» можливе тільки на основі порівняльного аналізу різних підходів до визначення документа.

Розглянемо тлумачення поняття «документ» різними дисциплінами.

У документалістиці дано саме широке поняття документа - будь-який матеріальний носій із закріпленою інформацією будь-якою мовою і будь-яким способом.

У документознавстві документ - засіб закріплення інформації різним способом на спеціальному матеріалі про факти, події об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

У джерелознавстві документ - об'єкт, спеціально призначений для передачі інформації.

Якщо документознавство ставить своїм першочерговим завданням поліпшення якості документа як інструмента управління і в зв'язку з цим вивчає його функції і роль в історичному розвитку, то інші наукові дисципліни розглядають документ як носій інформації про минуле чи сучасності.

У архівознавство вживається термін «архівний документ» - документ, що зберігається в архіві (ретроспективна архівна інформація, застарілі опубліковані документи).

У правовій науці документи є засобом документування та докази правових відносин.

Історична наука визначає документ як важливе історичне джерело.

Документалістика вважає документом будь-яку фіксовану інформацію.

В галузі управління документ розглядається як засіб фіксації і передачі управлінських рішень.

Поняття «документ», «документація» в своєму розвитку зазнали істотних змін. Спочатку латинське doceo означало «вчу», «сповіщаю». Пізніше похідна форма documentum, що означає «доказ», «свідоцтво», надовго утвердилася в багатьох сферах наукової та практичної діяльності.

У російській мові поняття «документ» з'явилося в XVIII в. Петро I переклав його як «письмове свідчення», підкресливши тим самим правове значення документа. У XIX в. Виділяється новий аспект: значення документа в управлінні. Документом вважається інформація, зафіксована за формою і призначена для здійснення процесу управління. Поняття документа як письмового джерела, що має юридичну силу, збереглося і в XX ст. Однак у нормативних актах дореволюційної Росії термін «документ» майже не вживався. У практиці установ це поняття ототожнювалося з поняттями «діловий папір», «акт», «справа». Ця тенденція «ділові папери» зберігається до 20-х рр.. XX ст. Поступово термін «діловий папір» замінюється «службовим документом». У Постанові ЦВК і РНК від 7 липня 1932 року говориться про правила зберігання «службових документів». У «Тлумачному словнику російської мови» 1934 року документ називається «письмове посвідчення, що свідчить про особу пред'явника».

З вищенаведених визначень можна виділити дві складові документу:

1. інформаційну

2. правову

Інформаційний документ - документ, що зафіксував інформацію, передану у часі і на відстані.

Правовий документ - документ, слугує доказом достовірності інформації та надає одну з форм вираження права.

У «Короткому словнику архівної термінології» у визначенні «документ» закладено поняття про інформацію як об'єкт опису: «Документ - результат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини у вигляді листа, графіки, малюнка, фотографії, звукозапису або іншим способом на спеціальному матеріалі (папірусі, пергаменті, папері, фотоплівці тощо) ». Хоча терміни «інформація» і «носій» в цьому визначенні відсутні, але вони розкриваються в дефініції через їх характеристики.

ГОСТ 16487-70 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »(М., 1971) вносить зміни в термін« документ »:« документ - засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини ». У цьому визначенні дано розгорнуте поняття інформації:

1. Документ є результатом свідомої людської діяльності. Закріплення інформації виконується при прямій участі людини у створенні документа, або при непрямій участі, коли інформація закріплюється технічними засобами, створеними людиною.

2. Інформація, закріплена свідомо, не може бути виражена без слів або будь-яких знаків і символів, тому що вона є уявним відображенням дійсності.

У «Словнику сучасної архівної термінології соціалістичних країн» внесено корективи в попереднє визначення терміна «документ»: «Документ - результат закріплення інформації про предмети об'єктивної діяльності і про розумову діяльність людини за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису або іншим способом на будь-якому носії». У даному визначенні поняття «інформації» як несе основну, смислове навантаження, залишилося в логіко-семантичного зв'язку в складі словосполучення «результат закріплення інформації». Поняття «носій», на якому закріплена інформація, надає дефініції закінчений вигляд.

На початку 70-х років в архівознавство вводиться поняття «документна інформація», яке найбільш точно відображає всі види документної інформації, у тому числі й архівної: «під документною інформацією слід розуміти соціальну (тобто на рівні людського мислення створювану) інформацію, або перероблені на цьому рівні (можуть бути переробленими) види і форми біологічної інформації, інформації неживої і штучної природи - зафіксовані на матеріальних носіях з метою переробки та зберігання ».

Таким чином, в ході аналізу визначення «документ», можна виділити три основні підходи до даного терміну:

1. документ - матеріальний об'єкт

2. документ - носій інформації

3. документ - документована інформація.

З точки зору документознавства позначення «документа» вважається матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначеного для передачі в часі і просторі з метою збереження і громадського використання. Такий підхід до документа описав Поль Отле в «Трактаті про документацію». У СРСР прихильниками даного терміну стали фахівці з інформатики, які в 60-і роки дали ряд дефініцій документа. У даному випадку мова йде про інформаційні процеси, про передачу інформації від одного суб'єкта іншому. Вперше в короткому словнику архівної термінології та ГОСТі 16487-70, в понятті «документ» позначена заміна словосполучення «матеріальний об'єкт» на «матеріальний носій», «носій», «спеціальний матеріал». Останнім часом у визначенні документа відбувається перенесення смислового навантаження з матеріальною складовою на інформаційну. Законодавчим шляхом введено в практику поняття «документована інформація (документ)». «В результаті документування відбувається як би матеріалізація і матеріалізація відомостей. Інформація «закріплюється» на матеріальному носії або навіть «прив'язується» до нього і тим самим, відокремлюється від творця інформації ... документована інформація ... є об'єкт матеріал, а це дає підставу при певних умовах відносити її до категорії речей і поширювати на неї інститут права речової власності ».

Таким чином, основу поняття «документ» складають три основні компоненти:

- інформація

- Матеріальний носій інформації

- Фіксація інформації з можливістю її ідентифікації через реквізити.

Можливість поняття «ідентифікації» зафіксованої інформації відрізняє документ від інших носіїв інформації, є особливо важливим з точки зору його застосування в управлінні та архівній справі

Таким чином, в результаті еволюції, поняття документа приходить до його сучасному, закріпленому в ГОСТ Р 51141-98 офіційного тлумачення: «документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати».

Функції документа

Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції

Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції

Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова — за документом закріплена юридична сила.

Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА - Полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів

ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ - Найбільш узагальнююча функція, Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду. Інформаційна функція - Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань

ПІДФУНКЦІЇ

1. Закріплення (фіксація) інформації

2. Зберігання інформації

3. Трансляція інформації

Комунікативна функція - Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

ПІДФУНКЦІЇ

1. Одновекторна комунікація - Проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх

2. Двовекторна комунікація - Проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування

Комулятивна функція - Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь

СПЕЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства

Управлінська або регулятивна функція - Виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи)

ПІДФУНКЦІЇ

1. Матеріалізація управлінської дії - Є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела

2. Організація інформації - Лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі

3. Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема

4. Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція - Здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах – підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах – монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо

Правова функція - Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження)

Загально-культурна функція - Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо Меморіальна (пам’яткова) функція - Здатність документа служити "зовнішньою пам’яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам’яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи)

Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо

Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства.

Класифікація документів

Документи розрізняють:

ü за призначенням

· організаційні документи (Статут, Посадова інструкція, Положення, Штатний розклад, Структура і штатна чисельність);

· розпорядчі документи (Наказ, Витяг з наказу, Розпорядження, Вказівка, Постанова, Рішення);

· інформаційно-довідкові документи (Акт, Протокол, Доповідна записка, Пояснювальна записка, Службова записка, Лист, Довідка);

· обліково-розрахункові (бухгалтерські) документи (Платіжне доручення, Рахунок-фактура, Накладна, Акт тощо);

· нормативні документи (з позиції правових норм регламентують загальні принципи, правила чи характеристики. Охоплюють такі поняття, як Стандарти, Норми, Правила, Склепіння правил, Регламенти та інші подібні документи);

· та ін

ü За часом створення - первинні та вторинні (реферат, анотація, огляд і т. д.)

ü За способом виготовлення - чорновий, білової, електронний, образотворчий, рукописний документ, машинописний, друкований (брошура, книга, журнал)

ü За типом змісту - текстові, іконічні (графічні), ідіографіческій (схеми, карти, ноти), аудіальні, мультимедійні

ü За способом подання - електронний, на паперових носіях

ü За місцем видання - внутрішні, зовнішні

ü За направленням відправки - вхідні, вихідні

ü За поширенням - опубліковані, неопубліковані, непублікуемие, проміжні

ü За необхідностю технічних засобів - человекочітаемие, машиночитаних

ü За рівнем секретності - не секретні, секретні, з різним рівнем секретності.

Види обробки документів поділяються на семантичні (переклад, реферування, анотування) і несемантіческіе (копіювання, передача, перетворення в іншу форму подання).

Для автоматизації обробки документів з XX століття широко використовуються комп'ютери.

Протягом історії носії інформації змінювалися.

Носієм інформації може бути папір, перфокарта, фотоплівка, компакт-диск, дискета, магнітна стрічка, глиняні таблички і т. п. Документи містять інформацію, що є цінним ресурсом і важливим елементом ділової діяльності. Системний підхід до управління, створюваному на підприємстві документами, дозволяє створити інформаційний ресурс про ділової діяльності, а також забезпечити підзвітність всіх зацікавлених осіб. За змістом документи поділяються на науково-технічні (статті, книги, патенти, технічні звіти і описи), правові (постанови, укази, договори тощо), управлінські (накази, директиви) та ін

Складові частини документа

Інформаційна складова

1.Документна інформація - вся інформація документа.

2.Документована інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з певними ознаками, що дозволяють її ідентифікувати.

3.Інформація про документ - дані про носія та способи закріплення повідомлення.

4.Інформація на документі - автографи, різні помітки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції підписи, відбитки печаток, штемпелів, бібліотек, архівів, музеїв тощо.

5.Документальна інформація - інформація, що базується на документі, підтверджена документом.

Матеріальна складова

Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа - одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати. Матеріальна складова документа - це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій інформації це матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію. Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень. Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т.д.) крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.). Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють: 1.Матеріальну основу документа; 2.Форму носія інформації; 3.Спосіб документування чи запису інформації. Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі - полімерні документи. До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін. Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу він дозволяє тиражувати інформацію. Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото і кіноплівки, магнітні і оптичні диски - матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

Структура документа

Документи розрізняють за структурними ознаками, вони можуть бути стандартні і нестандартні, що залежить від багатьох суб"єктивних і об"єктивних факторів. Стандартні документи- це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами. Нестандартні документи- створюються в кожному конкретному випадку для розв"язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки.

Текст документа

Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

Вступу, де зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

Доказу, де викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

Закінчення, де формулюється мета заради якої складено документ.

Технологія написання наказу

Наказ— це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими.

Проект наказу створюється, як правило, у відповід­ному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирі­шення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають докумен­ти, що мотивують його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право під­писання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступни­ки, а також деякі посадові особи відповідно до їх повно­важень і компетенції.

Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вка­заний у самому наказі.

Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил.

Накази бувають індивідуальними й нормативними:

Індивідуальні наказипов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази— це безособові накази, які регла­ментують трудову діяльність усього трудового колек­тиву чи його частини (правила внутрішнього трудово­го розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Розрізняють два види наказів:

— за особовим складом;

— з питань основної діяльності.

Накази щодо особовогоскладу (це, як правило, індиві­дуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).

Накази з питань основної діяльності(нормативні на­кази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо вико­нання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Накази складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи, де видається наказ.

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Номер.

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).

6. Текст.

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прі­звище).Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частини.

Констатуюча частина складається зі вступу,де вказується причина видання наказу (наявність розпорядчого документа вищого органу тощо), аргументації (виклада­ються основні факти) та висновку(мета видання наказу). Розпорядча частина містить конкретні пункти, в яких викладається зміст наказу (заходи чи дії, строки, вико­навці, відповідальні тощо).

У текстах наказів щодо особовогоскладу (про зарахування, звільнення, переведення, надання відпустки то­що) слід указувати такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (перший раз у тексті на­казу вказується повністю) особи, яка зараховується (звільняється, переводиться) на посаду.

2. Назва посади (структурного підрозділу), на яку зараховується особа (з якої на яку переводиться, з якої звільняється).

3. Дата зарахування (звільнення, переведення). Якщо в тексті вона відсутня, приймається дата підписан­ня наказу керівником установи.

4. На яких умовах (за контрактом, на постійну чи тимчасову роботу, на який термін, за сумісництвом тощо).

5. Особливі умови (скорочений робочий день, непов­ний робочий тиждень, матеріальна відповідаль­ність тощо).

6. Форма оплати праці (відповідно до штатного роз­кладу, погодинна тощо).

У таких наказах після тексту обов’язково вказується підстава:

1. Для зарахування на посаду — заява особи, яка за­раховується на посаду, згода керівника структурно­го підрозділу тощо.

2. Для звільнення з посади — заява особи, яку звільняють (за власним бажанням, у зв’язку з виходом на пенсію, ліквідація, реорганізація установи тощо з посиланням на відповідні статті КЗпП чи/та інші закони).

3. Для переведення з, однієї посади на іншу — заява особи, яку переводять, або відповідні статті КЗпП тощо.

4. Особа, яка зараховується на посаду (звільняється, переводиться), має ознайомитися зі змістом наказу, розписатися в оригіналі й зазначити дату ознайом­лення з документом.

Наводимо приклади наказу Про розподіл обов’язків між керівництвом Печерського відділення Промінвестбанку м. Києва:

Печерське відділення

Промінвестбанку м. Києва

НАКАЗ № 8

23 січня 2010 р. м. Київ

Про розподіл обов’язків

між керівництвом Печерського

відділення Промінвестбанку м. Києва

З метою належної організації керівництва відділенням установити такий розподіл обов’язків:

1. Залишаю за собою керівництво:

а) з усіх питань внутрішньої і зовнішньої діяльності відділення та його зв’язків з органами державного управління;

б) планово-економічним відділом, бугалтерією, спецчастиною.

2. Покласти на заступника керуючого відділенням пана Лєскова Є.Є. керівництво:

а) відділами фінансування й кредитування промисловості та будівельного комплексу;

б) радою з економічної освіти.

3. Покласти на головного інженера відділення Ніколаєва С.І. керівництво:

а) відділом інженерно-технічного контролю;

б) комісією з розподілу рацпропозицій.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Керуючий В.В. Пущин

Ознайомлені: Є.Є. Лєсков

С.І. Ніколаєв

Наводимо приклади наказу Про зарахування на посаду

ІЗЮМСЬКИЙ ЗАВОД ОПТИЧНИХ ПРИЛАДІВ

НАКАЗ № 27-к

22.03.2009 р. м. Ізюм

Про зарахування на посаду.

На підставі заяв

НАКАЗУЮ:

1) Аркадьїна Сергія Кузьмича зарахувати на посаду старшо­го інженера відділу капітального будівництва з 01.04.2009 р. з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава: заява Аркадьїна С.К., згода начальника відділу капітального будівництва Семенцова Б.Ю.

2)Захар’їну Тетяну Геннадіївну зарахувати на посаду інс­пектора відділу кадрів з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава: заява Захар’їної Т.Г., згода начальника відділу кадрів Чалої Т.М.

Директор Г.Ф.Зав’ялов

ВИСНОВОК до розділу

Документоо́біг — рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

1. рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2. принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу). Різні операції з обробки документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Документи, що надійшли в організацію, проходять такі етапи:

1. Первинна обробка (прийом);

2. Попередній розгляд (розмітка);

3. Реєстрація;

4. Розгляд документів керівником та винесення резолюції;

5. Направлення на виконання;

6. Контроль виконання;

7. Виконання документів;

8. Відправка вихідної кореспонденції;

9. Підшивка документів до справ;

Документальне оформлення управління і документообіг з метою його реалізації здійснюється через діловодство.

РОЗДІЛ 2. «Клавіатура. Історія та різновиди клавіатури»


3489533607458124.html
3489584786424865.html
    PR.RU™